Automatisiertes Mahnwesen
Software für effizientes Forderungsmanagement.
Mit TEC Faktura nutzen Sie eine Mahnwesen-Software, die Ihre Prozesse vollständig digitalisiert. Erstellen Sie rechtssicher Online-Mahnungen, konfigurieren Sie Ihren Mahnprozess individuell und eliminieren Sie zeitaufwendige manuelle Aufgaben.
So sorgen Sie für ein automatisiertes Mahnwesen, das Ihre Kundenbeziehungen schont und dafür sorgt, dass offene Rechnungen schneller bezahlt werden.
Warum automatisches Mahnwesen Ihr Forderungsmanagement verbessert
Manuelles Nachfassen bei unbezahlten Rechnungen ist zeitaufwendig und wird im hektischen Alltag schnell übersehen. Fehlende Transparenz über Fälligkeiten und unstrukturierte Mahnprozesse führen häufig zu verspäteten Zahlungen und belasten die Liquidität Ihres Unternehmens.
TEC Faktura automatisiert diesen kritischen Bereich. Das System erkennt fällige Forderungen automatisch und bereitet die nächsten Mahnschritte vor – damit keine Zahlung übersehen wird und Ihr Cashflow stabil bleibt.
Forderungsmanagement kurz erklärt
Unter einem digitalen Mahnwesen versteht man die automatisierte Überwachung aller ausgehenden Rechnungen hinsichtlich ihrer Fälligkeit. Es fungiert als Schutzschild für Ihre Finanzen, indem es den Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang (DSO) aktiv verkürzt.
Durch die nahtlose Integration in Ihr ERP-System werden Zahlungen automatisch mit offenen Posten abgeglichen, wodurch unnötige Mahnungen vermieden und Kundenbeziehungen durch höchste Präzision geschont werden.
Die Kernfunktionen im Überblick:
- Automatisierte Überwachung: Sofortige Meldung bei Überschreitung von Zahlungszielen.
- Strukturiertes Mahnwesen: Vordefinierte Stufen von der Erinnerung bis zur Mahnung.
- Zentraler Versand: Direkte Übermittlung aller Belege per E-Mail aus dem System.
- OP-Listen-Management: Echtzeit-Übersicht über alle Außenstände und Guthaben.
Mahnwesen als Teil Ihres gesamten Geschäftsprozesses
In TEC Faktura ist das Mahnwesen direkt in den ERP-Prozess integriert. Alle Schritte – von der Rechnung bis zu den offenen Posten – sind miteinander verknüpft, sodass das System fällige Forderungen automatisch erkennt und die nächste Mahnstufe auslöst.
Offene Posten werden dabei automatisch erfasst und in einer zentralen OP-Liste dargestellt. Zahlungseingänge werden direkt abgeglichen, sodass beglichene Rechnungen aus der Mahnlogik entfernt werden und nur relevante Forderungen weiterverarbeitet werden. So vermeiden Sie unnötige Mahnungen, reduzieren Fehlerquellen und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Außenstände – strukturiert, transparent und rechtssicher.
Die wichtigsten Funktionen des Mahnwesens im Überblick
Mit TEC Faktura steuern Sie Ihr Mahnwesen vollständig digital und automatisiert. Als Mahnwesen-Software unterstützt Sie das System dabei, offene Rechnungen und Forderungen effizient zu verwalten und Zahlungseingänge schneller zu realisieren.
Zeit sparen und Liquidität sichern mit automatisiertem Mahnwesen
Mit der Mahnwesen-Software von TEC Faktura automatisieren Sie Ihr Forderungsmanagement vollständig. Offene Rechnungen werden automatisch überwacht, Zahlungseingänge in Echtzeit abgeglichen und Mahnprozesse zuverlässig gesteuert.
So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, vermeiden Fehler und sorgen dafür, dass Ihr Geld schneller eingeht.
Ihre Vorteile im Überblick:
Verbesserter Cashflow:
Schnellere Zahlungseingänge durch konsequente und zeitnahe Mahnläufe.
Minimierte Zahlungsausfälle:
Frühzeitiges Erkennen von Zahlungsverzug reduziert das Risiko uneinbringlicher Forderungen.
Massive Zeitersparnis:
Wegfall des manuellen Abgleichs von Bankkonten und Rechnungslisten.
Professionelle Kommunikation:
Konsistentes und sachliches Auftreten gegenüber Kunden durch standardisierte Vorlagen.
Vermeidung von Fehlmahnungen:
Automatischer Abgleich von Gutschriften und Zahlungen verhindert unberechtigte Mahnungen.
Rechtssichere Dokumentation:
Lückenlose Historie aller versendeten Mahnungen direkt am jeweiligen Kundenauftrag.
Nahtlose Integration für ein automatisiertes Mahnwesen im ERP
Das Mahnwesen ist in TEC Faktura tief in die Finanzbuchhaltung und die Kundenverwaltung integriert. Sobald eine Zahlung eingeht oder eine Gutschrift erstellt wird, aktualisiert sich der Status des offenen Postens in Echtzeit.
Durch diese nahtlose Verbindung entfällt das Risiko, Kunden trotz bereits geleisteter Zahlung anzumahnen. Ihr Team arbeitet jederzeit auf Basis tagesaktueller Finanzdaten, die vom Verkauf bis zur DATEV-Übergabe an den Steuerberater reichen.
Effizientes Forderungsmanagement für jede Branche
Das Mahnwesen von TEC Faktura passt sich flexibel an Ihre spezifischen Geschäftsbeziehungen an. Ob kurze Zahlungsziele im Handel oder komplexe Projektphasen im Handwerk, das System sichert Ihre Liquidität, während Sie die volle Kontrolle über die Kundenkommunikation behalten.
Dienstleister
Automatisierte Erinnerungen sorgen für eine zeitnahe Vergütung erbrachter Leistungen ohne manuelles Nachfassen.
Handel
Ein proaktives Forderungsmanagement sichert schnellen Cashflow und maximale Transparenz bei hohen Belegvolumina.
Handwerk
Konsequente Absicherung von Vorleistungen und Abschlagsrechnungen von der ersten Teilrechnung bis zum Projektabschluss.
Automotive
Sofortige Transparenz über alle Außenstände direkt am Werkstattauftrag oder bereits bei der nächsten Terminannahme.
Sicherheit für Ihre Finanzdaten
✔ GoBD-konforme Belegkette
✔ Automatischer Zahlungsabgleich
✔ Revisionssichere Mahnhistorie
✔ Verschlüsselter Belegversand
✔ Individuelle Mahnsperren
Mehr Liquidität durch smartes Mahnen
Möchten Sie den manuellen Aufwand beim Nachfassen von Zahlungen beenden oder Ihr bestehendes System auf eine automatisierte Lösung umstellen? Unser Team berät Sie persönlich dazu, wie Sie Mahnläufe effizient gestalten, den Zahlungsabgleich automatisieren und Ihre Buchhaltung nahtlos an DATEV anbinden.
Buchen Sie jetzt Ihre individuelle Beratung für ein stressfreies Mahnwesen.
Fragen und Antworten zum Mahnwesen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das digitale Mahnwesen von TEC Faktura.
Kann ich die Texte und Fristen der Mahnungen individuell anpassen?
Wie verhindert das System, dass Kunden trotz Zahlung gemahnt werden?
Können Mahnungen direkt per E-Mail versendet werden?
Was passiert, wenn eine Rechnung trotz Mahnung unbezahlt bleibt?
Ab wann sollte eine Mahnung versendet werden?
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Kann ich die Texte und Fristen der Mahnungen individuell anpassen?
Ja, TEC Faktura bietet Ihnen volle Flexibilität. Sie können für jede Mahnstufe eigene Vorlagen und Formulierungen hinterlegen – von der sehr höflichen ersten Erinnerung bis zur formellen letzten Mahnung. Auch die Zahlungsfristen und eventuelle Mahngebühren lassen sich pro Stufe oder sogar individuell pro Kunde definieren, um Ihren spezifischen Geschäftsbeziehungen gerecht zu werden.
Wie verhindert das System, dass Kunden trotz Zahlung gemahnt werden?
Durch den automatisierten Zahlungsabgleich werden eingehende Bankbewegungen direkt mit den offenen Rechnungen verknüpft. Sobald eine Zahlung im System verbucht ist, wird der offene Posten geschlossen und die Rechnung taucht nicht mehr im Mahnlauf auf. Zusätzlich findet vor jedem Mahnversand eine Prüfung auf vorhandene Gutschriften statt, die automatisch verrechnet werden.
Können Mahnungen direkt per E-Mail versendet werden?
Absolut. Sie können Mahnungen einzeln oder per Stapelverarbeitung direkt aus TEC Faktura per E-Mail versenden. Das System nutzt dabei die hinterlegten Kontaktdaten der Ansprechpartner und fügt die Mahnung als professionelles PDF-Dokument bei. Dies spart Porto- und Druckkosten und stellt sicher, dass die Zahlungserinnerung den Kunden ohne Zeitverlust erreicht.
Was passiert, wenn eine Rechnung trotz Mahnung unbezahlt bleibt?
TEC Faktura dokumentiert den gesamten Mahnverlauf lückenlos. Sollte ein Kunde auch nach der letzten Mahnstufe nicht reagieren, können Sie alle relevanten Daten und Belege für die Übergabe an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt exportieren. Die lückenlose Historie der Mahnstufen dient dabei als rechtssicherer Nachweis über den eingetretenen Zahlungsverzug.
Ab wann sollte eine Mahnung versendet werden?
Eine Zahlungserinnerung kann bereits nach Ablauf des Zahlungsziels erfolgen. Weitere Mahnstufen werden in definierten Zeitabständen ausgelöst. Mit einer Mahnwesen-Software lassen sich Fristen individuell festlegen und automatisch steuern.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung. Eine Mahnung ist rechtlich formeller und kann weitere Schritte wie Mahngebühren oder Verzugszinsen einleiten. Beide Schritte lassen sich im System automatisiert abbilden.