Was ist PIM?
Product Information Management einfach erklärt
Wie PIM-Systeme den Datendschungel bändigen, Produktdaten zentralisieren und warum sie für den Multi-Channel-Handel unverzichtbar sind.
Die wichtigsten PIM-Themen kompakt erklärt & auf einen Blick
Was bedeutet PIM?
PIM steht für Product Information Management – auf Deutsch: Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System ist eine zentrale Software, in der alle produktbezogenen Daten gepflegt, verwaltet und von dort aus an alle Verkaufskanäle verteilt werden.
Das Prinzip lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Einmal pflegen, überall aktuell.
Statt Produktdaten in Excel-Tabellen, im Shop-Backend, beim Großhändler und im Druckkatalog separat zu verwalten, gibt es mit einem PIM-System nur eine einzige Quelle der Wahrheit – den sogenannten „Single Point of Truth".
Verwandte Begriffe im Überblick
- PIM: Product Information Management – zentrale Datenpflege für Produkte
- DAM: Digital Asset Management – Verwaltung von Bildern, Videos, Dokumenten
- MDM: Master Data Management – übergeordnete Stammdatenverwaltung
- Feed-Management: Automatisierte Verteilung von Produktdaten an Marktplätze
Typische Probleme ohne PIM-System
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Zeit und Geld durch unstrukturierte Produktdaten verloren geht – bis der Schmerz groß genug wird.
Was leistet ein PIM-System? Die wichtigsten Funktionen
Ein PIM-System fungiert als zentrale Quelle für Ihre Produktdaten. Hier pflegen Sie alle Details einmalig ein und stellen sicher, dass diese überall, egal ob im eigenen Shop oder auf Marktplätzen, einheitlich ausgespielt werden.
Gut zu wissen
Ein PIM-System verwaltet keine Lagerbestände oder Bestellprozesse – dafür ist das Warenwirtschaftssystem (WaWi) zuständig. PIM und WaWi ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht gegenseitig. Mehr dazu im Abschnitt „PIM vs. WaWi".
Warum ist saubere Produktdatenpflege so wichtig?
Produktdaten sind der erste Berührungspunkt zwischen Ihrem Artikel und dem potenziellen Käufer – noch bevor dieser das Produkt in die Hand nehmen kann. Studien zeigen: Bis zu 40 % der Online-Retouren gehen auf fehlerhafte oder unvollständige Produktbeschreibungen zurück.
Ein PIM-System wirkt direkt auf drei geschäftskritische Bereiche:
PIM im Online-Shop
Ein mittelständischer Möbelhändler verkauft 1.200 Produkte über seinen eigenen Webshop, Amazon und einen gedruckten Saisonkatalog. Ohne PIM sieht der Alltag so aus:
Das Marketingteam pflegt Beschreibungen in einer Excel-Datei. Die IT-Abteilung importiert diese manuell in den Shop. Der Amazon-Beauftragte pflegt seine eigene Liste. Und die Druckagentur bekommt einmal im Quartal einen Export – mit dem Stand von vor drei Monaten.
Mit einem PIM-System ändert sich der Ablauf grundlegend:
Sobald ein neues Sofa ins Sortiment kommt, wird es einmalig im PIM angelegt: Maße, Materialien, Pflegehinweise, 12 Produktfotos, Texte auf Deutsch, Englisch und Französisch. Per Knopfdruck oder automatisch zur Nacht wird das Produkt an alle Kanäle ausgespielt – mit den kanalspezifischen Formaten, die vorher einmalig konfiguriert wurden.
Ändert sich der Preis oder wird ein neues Bild hochgeladen? Einmal im PIM anpassen – überall aktuell.
PIM vs. Excel / manuelle Datenpflege
Während Excel auf manueller Eingabe und isolierten Listen basiert, setzt ein PIM-System auf automatisierte Prozesse und eine zentrale Datenquelle. In Verbindung mit einer professionellen Artikelverwaltung machen Sie so den Schritt von der fehleranfälligen Tabelle zur effizienten Softwarelösung.
Die bittere Wahrheit: Ab etwa 200 Produkten oder zwei Verkaufskanälen arbeiten Teams ohne PIM mehr damit, Daten zu synchronisieren, als Produkte tatsächlich zu vermarkten.
PIM vs. WaWi – Was ist der Unterschied?
Beide Systeme arbeiten mit Produkten, lösen aber grundlegend unterschiedliche Probleme:
Kurz zusammengefasst
Das WaWi fragt „Wie viel haben wir davon?" – das PIM fragt „Wie beschreiben wir es und wo zeigen wir es?"
In modernen Unternehmen arbeiten beide Systeme Hand in Hand: Das WaWi liefert Stammdaten wie EAN, Gewicht und Einkaufspreis, das PIM reichert diese mit Marketingtexten, Bildern und kanalspezifischen Informationen an.
Für wen lohnt sich ein PIM?
PIM ist nicht nur etwas für Großkonzerne. Schon ab einer bestimmten Sortimentsgröße oder Kanalvielfalt rechnet sich der Einsatz schnell:
Online-Händler &
E-Commerce
Wer auf mehr als einem Kanal verkauft (eigener Shop + Marktplätze), braucht eine zentrale Datenquelle, um Überarbeitungsaufwand und Fehlerquoten zu minimieren.
Hersteller & Marken
Produktdaten werden an Händler, Distributoren und eigene Kanäle ausgespielt. Ein PIM stellt sicher, dass alle immer die aktuelle Version haben – kein Händler verkauft mehr mit veralteten Bildern oder falschen Spezifikationen.
Unternehmen mit großem oder variablenreichem Sortiment
Wer viele Produkte mit vielen Attributen (Farben, Größen, Materialien) verwaltet, profitiert enorm von strukturierten, automatisierten Datenprozessen.
Unternehmen mit internationalem Vertrieb
Mehrsprachige Produktpflege ist ohne PIM ein enormer manueller Aufwand – mit PIM wird sie zur Routine.
Wann ist der Wechsel zu einem PIM-System sinnvoll?
Machen Sie den Selbsttest. Wenn Sie mehr als zwei Punkte mit „Ja" beantworten, verlieren Sie bereits aktiv Umsatz oder Zeit:
Produktdaten als Wettbewerbsvorteil
In einer Welt, in der Kunden vor dem Kauf vergleichen, recherchieren und hohe Erwartungen an Produktinformationen haben, sind vollständige, konsistente und kanalgerechte Produktdaten kein „Nice-to-have" mehr, sie sind ein echter Wettbewerbsvorteil.
Ein PIM-System gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Produktkommunikation zurück: weniger Fehler, schnellere Markteinführung, weniger Retouren und mehr Zeit für das, was wirklich zählt, gute Produkte und zufriedene Kunden.
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Häufige Fragen zu PIM-Systemen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Einführung und Nutzung eines PIM-Systems. So klären Sie schnell die wichtigsten Punkte für Ihre Entscheidung.
Was kostet ein PIM-System?
Ist PIM auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Kann ein PIM meinen Webshop ersetzen?
Wie lange dauert die Einführung eines PIM?
Was passiert mit meinen bestehenden Produktdaten?
Was kostet ein PIM-System?
Die Kosten variieren stark nach Funktionsumfang und Anbieter. Einfache Cloud-Lösungen starten ab ca. 100–300 € pro Monat. Für größere Unternehmen mit hohem Datenvolumen und vielen Kanälen können Enterprise-Lösungen mehrere Tausend Euro monatlich kosten.
Ist PIM auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Ja – sobald Sie mehr als zwei Kanäle bespielen oder Ihr Sortiment über 200 Artikel wächst, rechnet sich der Einsatz eines PIM-Systems in der Regel innerhalb weniger Monate durch eingesparte Arbeitszeit.
Kann ein PIM meinen Webshop ersetzen?
Nein. Ein PIM verwaltet und verteilt Produktdaten, ist aber kein Shop-System. Es arbeitet als Datendrehscheibe im Hintergrund und beliefert den Shop mit stets aktuellen, vollständigen Informationen.
Wie lange dauert die Einführung eines PIM?
Einfache Cloud-Lösungen können in wenigen Tagen produktiv sein. Komplexe Implementierungen mit Datenmigrationen, individuellen Attributstrukturen und vielen Kanal-Anbindungen können mehrere Wochen bis Monate dauern.
Was passiert mit meinen bestehenden Produktdaten?
Bei der Einführung eines PIM-Systems werden vorhandene Daten migriert – aus Excel-Tabellen, Shops oder anderen Systemen. Seriöse Anbieter unterstützen diesen Prozess mit Import-Tools oder begleitetem Onboarding.
Weitere Fragen? Sprechen Sie uns direkt an.